แผนงานจัดการเอกสาร(RMP) & National Personnel Records Center (NPRC)

    สวัสดีค่ะผู้อ่านที่น่ารักทุกคนกลับมาพบกันอีกแล้วนะคะ เช่นเคยค่ะวันนี้ Arunny ก็มีข้อมูลดี ๆ มาฝากให้ผู้อ่านได้อ่านกันอีกแล้วนะคะ เนื่องจาก Blog ที่แล้ว Arunny ได้พูดถึงนักจัดการเอกสารหรือ Records managerไปนะคะ และเรื่องในวันนี้ก็มีความเกี่ยวข้องกับนักจัดการเอกสาร ดังนั้นเรื่องที่เขียนในวันนี้ก็คือแผนงานจัดการเอกสาร หรือ Records management program (RMP) นั้นเองค่ะ และที่สำคัญ Aruny ยังได้นำข้อมูลอีกเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกี่ยวการจัดเอกสารในองค์กรของต่างประเทศมาฝากผู้อ่านอีกด้วยนะคะ เราไปดูกันเลยค่ะว่าแผนงานจัดการเอกสารหรือ RMP ทำหน้าที่อะไรบ้าง และองค์ที่ Arunny ได้นำเอามาฝากนั้นคือที่ไหน😄😄😄😄

ภาพจาก https://www.meritalk.com/articles/copyright-office-aims-for-digital-records-by-2024/

    แผนงานจัดการเอกสาร (Records management program: RMP) เป็นส่วนที่มีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมากและเป็นส่วนที่รับประกันความสำเร็จของการจัดเอกสารในองค์กรอีกด้วย ซึ่งทำหน้าที่ออกนโยบายและขั้นตอนการทำงาน  สร้างเผยแพร่ขั้นตอนและแนวทางการปฏิบัติ ให้บริการในขอบเขตที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและการใช้เอกสาร ทำให้เอกสารเข้าถึงได้ง่าย ใช้งานได้ ตราบเท่าที่เอกสารยังมีประโยชน์และมีคุณค่า

ภาพจาก https://www.storr.com/blog/storr-records-management-achieves-privacy-plus-certification/

    ซึ่งการจัดเอกสารของแต่ละองค์กรก็มีความแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับนักจัดการเอกสารและองค์กรนั้น ๆ วันนี้ Arunny ก็ได้นำเอาข้อมูลองค์กรที่ได้ทำการสืบค้นมาจากเว็บไซต์ต่างประเทศมาฝากว่าองค์นี้มีการจัดการอย่างไร และมีอะไรที่น่าสนใจบ้าง ซึ่งองค์กรนี้มีชื่อว่า National Personnel Records Center (NPRC) เป็นส่วนหนึ่งของ National Archives and Records Administration (NARA) ตั้งอยู่ที่ St. Louis ประเทศสหรัฐอเมริกา

ภาพจาก https://www.archives.gov/st-louis

National Personnel Records Center (NPRC)

    ศูนย์ข้อมูลบุคลากรแห่งชาติ (NPRC) ตั้งอยู่ที่เมืองเซนต์หลุยส์ รัฐมิสซูรี เป็นหนึ่งในหน่วยงานที่ใหญ่ที่สุดของ National Archives and Records Administration (NARA) ศูนย์ข้อมูลบุคลากรแห่งชาติแห่งนี้เมื่ออดีตเคยทำงานร่วมกับรัฐบาลการบริหารบริการทั่วไป (GSA) ต่อมาได้รวมศูนย์ประวัติบุคลากรทางทหารและศูนย์ประวัติของรัฐบาลกลางเซนต์หลุยส์เข้าเป็นองค์กรเดียวภายใต้หอจดหมายเหตุและบริการบันทึกแห่งชาติ เรียกองค์กรใหม่ว่า National Personnel Records Center (NPRC) ทำหน้าที่ดังต่อไปนี้

⇉ ทำหน้าที่จัดเก็บไฟล์บุคลากรทางทหาร จากทุกสาขาบริการสำหรับทหารผ่านศึกที่มีวันปลดประจำการในปี 2502 หรือก่อนหน้า

⇉ จัดเก็บประวัติบุคคลที่มีชื่อเสียง (PEP): แฟ้มข้อมูลบุคลากรทางทหารของประธานาธิบดี สมาชิกสภาคองเกรส และศาลฎีกา ผู้นำทางทหารที่มีชื่อเสียง วีรบุรุษที่ได้รับการแต่งตั้ง ดารา และบุคคลสำคัญทางวัฒนธรรมที่รับราชการทหาร

⇉ บันทึกขององค์กรผู้ช่วยและอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการรับราชการทหารและพลเรือนของแต่ละบุคคลกับรัฐบาลของสหรัฐอเมริกา รวมถึง Selective Service Records

    จะเห็นได้ว่าการจัดเก็บข้อมูลของ National Personnel Records Center (NPRC) จัดเก็บข้อมูลโดยได้จัดทำโฟลเดอร์บุคลากรอย่างเป็นทางการ (OPF) เนื่องจากข้อมูลที่มีเยอะเกินจึงทำให้องค์กรได้ทำการเปลี่ยนมาทำการจัดเอกสารแบบโฟลเดอร์เพื่อความสะดวกและการเข้าถึงง่ายของข้อมูล 

 

ภาพจาก https://commons.wikimedia.org/wiki/File:National_Archives_at_St._Louis_National_Personnel_Records_Center_logo.jpg

ตำแหน่งงานที่เกี่ยวข้องกับ RMP

👉Archives Specialist ➤ เป็นที่ปรึกษาจดหมายเหตุให้กับนักวิจัยในสถานที่ สำหรับกลุ่มบันทึกต่าง ๆ โดยทำหน้าที่เป็นตัวแทนของผู้อำนวยการกองและเจ้าหน้าที่จดหมายเหตุให้กับนักวิจัยส่วนใหญ่ที่มาที่ห้องวิจัยเพื่อใช้บันทึกต้นฉบับ บันทึกข้อมูล จัดเก็บและแยกข้อมูล

👉 Archives Technician ➤ สามารถใช้ระบบหรือฐานข้อมูลที่หลากหลายได้ เพื่อค้นหาข้อมูลนอกเหนือจากวัสดุที่มี สามารถเข้าถึงได้ง่ายเพื่อค้นหาวิเคราะห์ดัชนี จัดการบันทึก ดำเนินการวิเคราะห์ วิจัยอย่างอิสระ เพื่อส่งมอบการอ้างอิงและความช่วยเหลือด้านการวิจัยแก่บุคคลหน่วยงานและองค์กร ดำเนินการให้การควบคุมทางกายภาพและทางปัญญาโดยยึดมั่นกับหลักการจดหมายเหตุและขั้นตอนแนวปฏิบัติขององค์กร

ภาพจาก https://www.stltoday.com/news/local/metro/federal-personnel-records-making-massive-move-to-in-st-louis-county/article_2ba2aff1-c47f-5268-be3b-1efd3a547fcd.html

    ก็จบลงไปแล้วนะคะสำหรับข้อมูลในวันนี้ Arunny คิดว่าเป็นองค์กรที่ดีองค์กรหนึ่งเลยก็ว่าได้นะคะสำหรับการจัดเอกสารในเมื่อเราเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษไว้เยอะ ๆ มันอาจจะทำให้เราสับสนถึงแม้ว่าจะมีการจัดไว้เป็นระบบแล้วก็ตาม แต่ถ้าเราเปลี่ยนมาทำแบบการจัดการแบบอิเล็กทรอนิก นำเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดเก็บมันก็จะทำให้ประหยัดเวลาไปได้เยอเลยทีเดียวเลย ผู้อ่านละคะคิดว่าอย่างไรกันบ้าง? สามารถมาคอมเม้นแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้นะคะ สำหรับวันนี้ Arunny ขอตัวลาไปก่อนสวัสดีค่ะ🙏🙏

                                                                      ***********

อ้างอิง

    National Archives (ม.ป.ป.). National Personnel Records Center. ค้นเมื่อวันที่ 27 มกราคม  2564 จาก https://www.archives.gov/personnel-records-center

    National Archives (ม.ป.ป.). Jobs, Internships & Volunteering Opportunities. ค้นเมื่อวันที่ 27 มกราคม  2564 จาก https://www.archives.gov/careers